Massenalarmierungen dank Unified Communications ermöglichen und optimieren
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Wie Massenalarmierungen dank Unified Communications ermöglicht und optimiert werden

Wenn Behörden, Schulen und Universitäten über die Anschaffung eines Massenalarmierungssystems nachdenken, steht meistens die öffentliche Sicherheit bzw. die Sicherheit der Studenten und Schüler im Vordergrund. Die Sicherheit ist jedoch nur die Spitze des Eisbergs. Ein fortschrittliches Unified-Communications-System mit robusten Funktionen für die Massenalarmierung verbessert darüber hinaus die Produktivität, die Agilität und die Qualität der Interaktionen.

Damit die richtigen Personen zur richtigen Zeit alarmiert werden, müssen einfach Benachrichtigungen erstellt und verteilt sowie an ausgewählte Personengruppen über mehrere Geräte hinweg gesendet werden können. Die Erwartungen von Mitarbeitern, Eltern, Studenten und Schülern sind hoch. Sie wollen über ihre bevorzugten Kommunikationskanäle über alle Vorkommnisse in Echtzeit informiert werden. Veraltete Methoden wie Telefonketten oder Ankündigungen auf der Website oder in den sozialen Medien werden diesen Anforderungen nicht länger gerecht.

Massenalarmierungssysteme zahlen sich aus

Die gute Nachricht ist, dass die Unified-Communications-Technologie bereits so weit entwickelt ist, dass diese gestiegenen Erwartungen durch den Einsatz von Massenalarmierungssystemen, die eine schnelle und effektive Kommunikation ermöglichen, erfüllt werden können. Die Investition in ein solches System zahlt sich für Behörden, Schulen und Universitäten in vielerlei Hinsicht aus. Zu den zahlreichen Vorteilen gehören:

  • Bessere Reaktionsfähigkeit in Krisensituationen. Im Ernstfall können die Verantwortlichen mit allen Beteiligten unmissverständlich und in Echtzeit kommunizieren und dabei ggf. Einsatzkräfte alarmieren, einweisen und in einer Live-Konferenzschaltung zur Koordinierung des Einsatzes hinzuziehen.
  • Automatisierung regelmäßiger Benachrichtigungen. Prozesse können ebenfalls optimiert werden, indem Standardnachrichten oder Benachrichtigungen, die an Studenten, Mitarbeiter oder Einwohner gesendet werden müssen, automatisiert verteilt werden.
  • Benachrichtigungen und Erinnerungen zu Veranstaltungen. Nicht nur in Krisensituationen ist das System nützlich. Es kann darüber hinaus für jede Art von Veranstaltung eingesetzt werden, für die eine Benachrichtigung erfolgen soll – von witterungsbedingten Schließungen bis hin zu Bürgerversammlungen.
  • Bessere Transparenz. Insbesondere für Behörden ist die Berichterstattung Pflicht. Das System sollte deshalb in der Lage sein, für zu prüfende Datensätze Echtzeitberichte zu erstellen, die Transparenz zu erhöhen und die Effizienz der Kommunikation innerhalb der gesamten Gemeinde zu verbessern.
  • Stärkere Bindung von Studenten. Regelmäßige Mitteilungen zu Veranstaltungen und wichtigen Informationen sorgen dafür, dass die Studenten stets auf dem Laufenden sind. Das fördert nicht nur die Zufriedenheit der Studenten, sondern auch die Bindung an die Universität und damit die Zahl der Neueinschreibungen.
  • Unterstützung für Multimedia-Kommunikationsplattformen. Kommunizieren Sie mit einzelnen Personen auf die von ihnen bevorzugte Art und Weise, sei es per SMS, E-Mail, Mobil- oder Festnetztelefon oder per Desktop-Nachricht.
  • Personalisierung. Nachrichten zu Kampagnen können auf jeden Empfänger individuell angepasst werden.


Und so funktioniert‘s

Ob sie nun für den täglichen Versand von Erinnerungen oder die Alarmierung von Personen im Ernstfall genutzt werden, die Benachrichtigung mithilfe eines Massenalarmierungssystems erfolgt stets in vier Schritten: Initiieren der Nachricht, Zustellen an die richtigen Personen in dem von ihnen bevorzugten Format, Empfangen der Lesebestätigungen und Nachverfolgen des Fortschritts durch die Erstellung von Berichten.

Dieser Ablauf mag auf den ersten Blick vielleicht recht unkompliziert erscheinen, setzt jedoch eine robuste Technologie voraus. Nachfolgend finden Sie eine Liste mit unverzichtbaren Funktionen, über die ein Massenalarmierungssystem für Ihre Behörde, Schule oder Universität verfügen sollte.

Benutzer und Gruppen

Selbst wenn hunderte oder tausende Personen benachrichtigt werden müssen, sollte die Verwaltung der Kontakte und ihrer bevorzugten Kommunikationsmethoden einfach sein. Zusätzlich sollte das System die Möglichkeit zur Erstellung von verschiedenen Benutzer- und Zielgruppen bieten.

Benachrichtigungsprozess

Die Integrität des Prozesses muss unter allen Umständen gewahrt bleiben. Deshalb sollten nur einige wenige Personen befugt sein, eine Benachrichtigung zu senden. Durch die ordnungsgemäße Zuweisung von Rollen und Berechtigungen dürfte das kein Problem sein. Des Weiteren sollte das System flexibel einsetzbar sein. Alle Verantwortlichen sollten in der Lage sein, eine Alarmierung auf die von ihnen bevorzugte Methode auszulösen, ganz gleich, ob sie dafür eine Online-Anwendung, ein Festnetz- oder IP-Telefon, einen Computer oder ein Mobilgerät verwenden. Außerdem sollte eine Alarmierung von mehreren Orten aus ausgelöst werden können. Text-to-Speech-Technologie vereinfacht den Alarmierungsprozess zusätzlich.

Standort

Manchmal ist es notwendig, alle Benutzer innerhalb einer bestimmten geografischen Region zu alarmieren. Dank präzisem IP-Paging kann eine Nachricht über Lautsprecher und per Telefone im gesamten Zielgebiet verbreitet werden. Dies kann z. B. ein Campus, ein Gebäude oder sogar ein konkreter Bereich innerhalb eines Raums sein.

Zusammenarbeit

Massenalarmierungen können außerhalb von Krisensituationen auch für dringende Besprechungen genutzt werden. Wenn Massenalarmierungssysteme um Find-Me-Funktionen und Tools für Live-Konferenzschaltungen erweitert werden, können alle Beteiligten schnell und einfach hinzugezogen werden.

Personalisierung

Nichts erweckt schneller Aufmerksamkeit als eine personalisierte Nachricht. Die individuelle Anpassung von Nachrichten auf bestimmte Einzelpersonen oder Gruppen zählt deshalb zu den wichtigsten Funktionen eines Massenalarmierungssystems.

Berichte und Bestätigungen

Damit alle hinreichend informiert werden, ist Praktikabilität von grundlegender Bedeutung. Nach dem Versand einer Benachrichtigung wird häufig eine Möglichkeit benötigt, eine Empfangsbestätigung zu der Nachricht einzuholen. Dies kann zum Beispiel mit erweiterten Textnachrichten (SMS) geschehen, die mit der Option zur Empfangsbestätigung an betreffende Mobiltelefone versendet werden. Zusätzlich sorgen robuste Funktionen zum Erstellen von Echtzeitberichten für bestmögliche Transparenz und die Einhaltung der Rechenschaftspflicht.

In Behörden, Schulen und Universitäten leistet ein robustes und flexibles System mehr als nur eine Alarmierung im Ernstfall. Stattdessen kann es tagtäglich eingesetzt werden, um den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, alle Beteiligten zu informieren und auf dem aktuellen Stand zu halten.